เทพ Word: ใช้ Microsoft Word แบบเทพๆ

คนที่ทำงานเอกสารด้วยโปรแกรม Microsoft Word (โปรแกรมในชุด Microsoft 365 ) และต้องแทรกไฟล์ภาพลงไปใช้งานบ่อยๆ น่าจะรู้กันดีกว่า ในโปรแกรม Word มีเครื่องไม้เครื่องมือและลูกเล่นในการแต่งภาพอยู่มากมายเลยทีเดียว เช่น ตัดแบ็กกราวด์ของภาพทิ้ง, ปรับความคมชัด, ปรับความสว่างและคอนทราสต์, ปรับความอิ่มตัวของสี ( Color Saturation ), ปรับโทนสี, ปรับเปลี่ยนสีของภาพ, กำหนดสไตล์ให้ภาพ, ใส่ขอบให้ภาพ หรือใส่เอฟเฟกต์ให้ภาพได้อีกสารพัด

โปรแกรมเว็บเบราว์เซอร์ยุคใหม่ทุกตัวมีระบบแท็บที่ช่วยให้เราเปิดหน้าเว็บพร้อมๆ กันในหน้าเดียว และการสลับระหว่างหน้าเว็บก็ทำได้ง่ายโดยการคลิกเลือกแท็บนั้นๆ แต่สำหรับโปรแกรม Microsoft Word ของเรา ก็คงรู้กันดีอยู่แล้วว่าไม่มีระบบแท็บมาให้ใช้งาน ถ้าเปิดไฟล์หลายไฟล์ ก็จะมีหน้าต่างโปรแกรมเปิดขึ้นมาหลายหน้าต่างแยกกันไป แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าเราจะหมดโอกาสในการใช้งานแท็บใน Word นะ ถ้าอยากให้โปรแกรม Word มีแท็บเพื่อช่วยแยกการเปิดไฟล์แต่ละไฟล์แบบ 1 ไฟล์ต่อ 1 แท็บ เพื่อให้สลับใช้งานไฟล์เอกสารแต่ละไฟล์ได้ง่ายและรวดเร็วผ่านแท็บ เราก็ต้องอาศัยโปรแกรมอื่นมาช่วย ซึ่งโปรแกรมที่มีความสามารถอย่างที่ว่าก็คือ Office Tab นั่นเอง

โปรแกรม Microsoft Word ไม่ได้มีแค่เวอร์ชันเดสก์ท็อปเท่านั้น แต่ยังมีแอปเวอร์ชัน Mobile ที่ทำงานในสมาร์ตโฟนและแท็บเล็ตด้วย ชื่อแอปก็ตรงตัวคือ แอป Word Mobile

คนส่วนใหญ่ที่ใช้โปรแกรม Microsoft Word ไม่รู้กันด้วยซ้ำว่า UI ของ Word มีอยู่ 2 โหมดด้วยกัน คือ Mouse Mode กับ Touch Mode Mouse Mode คือโหมดการทำงานปกติที่เราใช้งานกันอยู่ เป็นโหมดที่เหมาะกับการสั่งงานด้วยเมาส์ พวกคำสั่งทั้งในแท็บและริบบอนจะมีขนาดค่อนข้างเล็ก แต่ก็แสดงคำสั่งได้มากกว่า Mouse Mode

หลังจากสร้างเอกสาร Word ขึ้นมาแล้ว หากต้องการส่งให้คนอื่นดูหรือดาวน์โหลดต่อ เรามักใช้วิธีส่งไปทางอีเมล วันนี้ lnwword จะมีแนะนำอีกเทคนิคหนึ่งที่ช่วยให้เราแชร์เอกสาร Word ให้คนอื่นดูได้ นั่นก็คือการใช้ลูกเล่นที่เรียกว่า Present Online ซึ่งรูปแบบการทำงานก็ตรงตัวตามชื่อ คือพรีเซนต์เอกสารให้คนอื่นดูผ่านทางออนไลน์ วิธีนี้ไม่ต้องมีการส่งเอกสารไปทางอีเมล และไม่ต้องเสียเวลาอัปโหลดไฟล์ Word ไปไว้ที่ไหนแต่อย่างใด ขั้นตอนการพรีเซนต์เอกสาร Word ผ่านออนไลน์ทำได้ง่ายๆ ดังนี้ 1. คลิกเมนู File > Share

โปรแกรม Microsoft Word ถือเป็นโปรแกรมจัดการไฟล์เอกสารที่มีความสามารถมากที่สุดและใช้งานกันเป็นมาตรฐานมายาวนาน และแน่นอนว่า โปรแกรม Word มีฟังก์ชันการทำงานมากมาย แต่สิ่งที่หลายคนยังไม่รู้คือเราเพิ่มความสามารถให้ Word ได้อีกขั้นด้วยการติดตั้ง Add-ins Add-ins คือโปรแกรมเสริมขนาดเล็กที่ติดตั้งเพิ่มให้ Word ซึ่งเมื่อติดตั้ง Add-ins แล้ว โปรแกรม Word ของเราก็จะมีความสามารถอย่างใดอย่างหนึ่งเพิ่มขึ้นมาตามรูปแบบการทำงานของ Add-ins นั้นๆ ตัวอย่าง Add-ins ที่น่าสนใจก็เช่น...

ใครอยากใช้งานโปรแกรมชุด Microsoft Office แต่ไม่อยากเสียเงินเช่าหรือซื้อโปรแกรมมาใช้ คุณก็สามารถใช้งาน Office Online ได้ โดย Office Online เป็นเว็บแอปพลิเคชันที่เปิดโอกาสให้เราใช้งานโปรแกรมในชุด Microsoft Office ผ่านหน้าเว็บได้โดยตรง โดยไฟล์งานจะถูกจัดเก็บไว้บน OneDrive หรือ Dropbox ทุกคนสามารถใช้งาน Office Online ได้ฟรี มีเงื่อนไขก็เพียงคอมพิวเตอร์ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตตลอดเวลา และต้องมี Microsoft ด้วย (ถ้ายังไม่มีก็สมัครได้ที่ https://signup.live.com/ ) Office Online เป็นเว็บแอปพลิเคชันที่ใช้งานได้ฟรี ความสามารถจึงน้อยกว่าโปรแกรม Microsoft Office ตัวเต็มที่ต้องติดตั้งในคอมพิวเตอร์ แต่เราก็ใช้ Office Online ในการจัดการงานเอกสารทั่วๆ ไปได้อย่างไม่มีปัญหา เพียงแต่จะไม่มีความสามารถในระดับสูงให้ใช้งานเท่านั้นเอง วิธีเปิดเข้าใช้งาน Office Online ก็แค่คลิกเข้าไปที่... www.office.com

สมัยนี้เรามีทางเลือกในการใช้งานโปรแกรมชุด Microsoft Office ที่หลากหลายมากกว่าแต่ก่อน คือจะซื้อขาดก็ได้ จะเช่าใช้บริการก็ได้ ซึ่งสำหรับการใช้งานตามบ้านทั่วไป (ไม่ใช่ใช้ในหน่วยงานธุรกิจ) ก็มีทางเลือกในการใช้งานโปรแกรมชุด Microsoft Office ดังต่อไปนี้

Microsoft Word เป็นโปรแกรมสำหรับพิมพ์งานเอกสาร เราจึงมักคุ้นเคยกับการพิมพ์ข้อความ หรืออย่างมากก็แค่แทรกภาพลงไป หลายคนไม่รู้ว่าเราสามารถแทรกคลิปวิดีโอจาก YouTube (รวมถึงจากแหล่งอื่นๆ) ลงในเอกสาร Word ได้ด้วย และเมื่อส่งเอกสารนี้ให้ใคร ก็จะเปิดดูคลิปผ่านเอกสาร Word ได้โดยตรง วิธีแทรกคลิปวิดีโอ YouTube ลงในเอกสาร Word มีวิธีการดังนี้ 1. คลิกแท็บ Insert 2. คลิกที่ Online Video

งานของใครจำเป็นต้องหาภาพมาแทรกลงในเอกสาร Word บ่อยๆ นอกจากการแทรกไฟล์ภาพที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ของเราอยู่แล้ว เรายังเสิร์ชผ่านผ่าน Bing Image Search แล้วสั่งให้แทรกลงในเอกสารทันทีได้ด้วย วิธีการคือ... 1. คลิกแท็บ Insert 2. คลิกคำสั่ง Online Pictures

Quick Parts เป็นฟีเจอร์สำหรับแทรกอ็อบเจกต์ต่างๆ ลงในหน้าเอกสาร Word อย่างรวดเร็ว และเราก็สามารถบันทึกอ็อบเจกต์ต่างๆ ไว้ล่วงหน้าไว้ใน Quick Part Gallery ได้ เพื่อให้สามารถเรียกใช้งานได้ทันทีเมื่อต้องการ ซึ่งเทคนิคนี้เหมาะจะใช้กับอ็อบเจกต์ที่เรามักแทรกลงในเอกสารบ่อยๆ ไม่ว่าจะเป็นรูปทรงต่างๆ ที่สร้างขึ้น, กล่องข้อความ, ตาราง, ภาพที่แทรกอยู่ในเอกสาร, สมาร์ทอาร์ตต่างๆ หรืออื่นๆ วิธีการบันทึกอ็อบเจกต์ไว้ใน Quick Part Gallery  ทำได้ด้วยด้วยวิธีการดังนี้ 1. คลิกขวาที่อ็อบเจกต์ 2. คลิกแท็บ Insert 3. คลิกคำสั่ง Quick Parts ในแถบ Ribbon แล้วเลือกคำสั่งย่อย Save Selection to Quick Part Gallery…

หลายคนอาจไม่รู้ว่า เวลาที่เราแทรกไฟล์ภาพเข้าไปในเอกสารไฟล์ Word นั้น ตามค่าเริ่มต้นแล้วโปรแกรม Word จะบีบอัดไฟล์ภาพเพื่อลดขนาดของไฟล์ (กิโลไบต์/เมกะไบต์) ลงเองโดยอัตโนมัติ เหตุผลก็เพื่อให้ขนาดไฟล์ Word ไม่ใหญ่จนเกินไป โดยการบีบอัดไฟล์ภาพนี้ จะลดทั้งความละเอียดของภาพ (พิกเซล) และคุณภาพของภาพ (ความคมชัด) ถ้าเราไม่ต้องการให้ Word ย่อขนาดภาพและลดคุณภาพของภาพลง เราก็ตั้งค่าได้โดยคลิกเมนู File > Options เมื่อหน้าต่าง Word Options เปิดขึ้นมาแล้วก็คลิกที่ Advanced จากนั้นเลื่อนลงไปที่หัวข้อ Image Size and Quality แล้วคลิกใส่เครื่องหมายถูกหน้าตัวเลือก Do not compress images in file

เวลาต้องการสั่งบันทึกไฟล์ภาพที่แทรกไว้ในไฟล์ Word เราสามารถทำได้ง่ายๆ ผ่านคำสั่งที่โปรแกรมเตรียมไว้ให้ใช้งาน นั่นคือคลิกขวาที่ภาพ แล้วเลือกคำสั่ง Save as Picture…